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文书档案整理操作方法———以件归档
个人档案是记录一个人的主要经历、**面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时,都需要使用档案。而且,随着人事服务工作的发展,个人档案的作用会越来越重要。 对个人来说,人事档案主要有六个方面的作用:一,开具个人信息变更证明的依据。如户口本上姓名用字有误,或户口本上要加上曾用名,需要变更或添加,早期的人事档案记载就成为了非常重要的依据。 二,升学录取的依据。比如高考,硕士研究生、博士研究生录取都会用到;参加公务人员招聘考试,需档案确定身份。 三,核对养老保险缴费是否正确的依据。根据人事档案中对参加工作情况及工作关系变动情况的记载,来核对养老保险缴纳情况是否合理,如果存在漏缴,会影响退休时的养老金待遇,要及时进行补足。 四,房产继承开具家庭成员情况证明的依据。老人房产进行继承时,老人有几个子女、分别是谁,需要由相关部门出具证明,才能办理所有人变更手续。而居委会往往以不了解情况为由,不予出具证明。个人只好找老人原所在单位出具证明。其实工作单位也不一定了解个人的家庭情况,一般都以个人人事档案原始记载为依据开具证明。 五,个人办理退休手续的依据。目前我国的情况是,没有人事档案,就不能办理退休手续。 根据我国基本养老保险制度的变革情况分析,从今年2017年算起,至少25年内这一政策不会变化。所以在发生工作单位变动的时候,一定要关注自己人事档案的转递情况。 六,其他证明开具的依据。关于个人信息的证明,如果其他渠道都没有办法解决的话,不妨尝试一下根据人事档案记载来开具。 对于单位来说,人事档案是了解个人信息的依据,是对个人进行审查评价的依据。其作用:一,核实个人信息。比如:姓名的用字,是否有曾用名;性别;民族;出生年月,记载是否一致;参加工作时间,从哪年哪月哪日开始;什么学历,哪个学校毕业;什么时候入团、入*;工资待遇;奖励情况;处分情况等等。 二,升学录取的参考依据。比如高考录取的时候,是要调阅个人人事档案的,如果符合条件,人事档案会转递到新学校。 三,保留个人原有干部身份,晋升提拔的政审依据之一。在体制内,不管是公务员、事业单位还是国企,晋升提拔的时候,政审的重要一项就是要审查个人人事档案,审查人事档案中的年龄、工龄、*龄、学历、工作经历及个人身份,如果存在记载存疑,将直接影响提拔。 四,为到达退休年龄员工,办理退休手续的依据。员工到达退休年龄了,要给员工办理退休手续,必须带档案到相关部门进行审批。相关部门将对年龄、参加工作起始时间,工作的连贯性,养老保险缴纳情况进行一一核实,确定无误,才能办理退休审批手续,开始发放养老金。 总之,个人档案记录了一个人的主要经历、**面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时,都需要使用档案。人事档案对单位和个人来说,都是非常重要的信息资料。
一、毕业后档案的作用: 1、档案与工龄: 很多大学毕业生找到工作后,没有及时办理参加工作手续,工作几年后仍然是学生身份,从而影响了自己的转正定级,也影响到工龄和退休金的计算。 2、档案与福利: 毕业生在个人办理养老保险、继续深造(如出国、考研)、考公务员等事关个人切身利益的问题时,都要用到档案。 3、档案与因公出国政审: 因公出国政审也必定要依据人事档案进行**审查,如果档案材料不全,政审机构就会拒绝审查。 4、补办档案与原始材料: 虽然现在有的单位可以补办新档案,但以前的经历、工资、职称等历史原始材料将不复存在,势必造成一定损失。 二、档案放在个人手里的影响: 不少应届毕业生并没有认识到档案的重要性,认为毕业生不包分配,用不着到人事管理部门报到。有些用人单位又不要档案,所以有没有人事关系无所谓。另外,一些毕业生把档案放在自己手中多年。按规定,在档案交接环节中,档案在个人手中存放的时间不得超过1年,如超过时限会给报考公务员或到国有企业、事业单位就业带来诸多麻烦。 三、各部门保存档案的情况: 1、生源地:大学毕业时,如果没有单位接收的话,档案会派到生源地,一般他们给免费保存两年的时间。如果找到合适的工作后,想调档案,可以咨询公司负责档案的同事以及自己档案所在处。 2、劳动局及街道:劳动局收取你的档案,只有是在你失业的状态下,另外还有很多附加条件:本市城镇户口,干部身份,失业状态等等,由于要求很高,对于一般的朋友,是无法存的。 3、人才市场:人才市场收取档案分为两种方式,一是以个人名义(需在失业状态下),一是以企业名义。 四、档案在自己手中怎么存出去: 对于以上给出的多种存的方法,如果公司没有档案接收能力,个人建议选择人才市场,一个方法是以个人名义存,一个是委托公司存。个人名义的好处:费用低,失业状态下还算可以考虑的方法。个人名义的弊端:需要你处于失业状态下,操作麻烦,还不一定成功。由于档案在个人手里,所以他们一定会说不收,如果你各种央求,他们或许会要求你开具各种证明,非常麻烦,成功的几率不高。委托公司存好处:操作较为简单,由公司的相关负责人去人才存档即可,成功率较高。委托公司存弊端:由于一般情况下,都会要求公司存档多少人以上才给开户,另外费用比个人的要高。
目前学术界关于档案的定义还不统一。一般,档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。原始记录性是它的本质属性。 我国古代的档案,在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”,周代叫作“中”,秦汉称作“典籍”,汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”,清代以后多用“档案”,现统一称作“档案”。 档案作用: 档案是直接形成的历史纪录,可以查阅个人信息。 扩展资料 人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。 高校学生档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。事业单位,人事档案相当重要。 提供保管档案的服务的机构各地人才市场、各区、县人才市场及街道办等。按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规,毕业生的人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息,个人不得截留和销毁。 档案丢失需进行补档,也就是说,持有者需回到小学、初中、高中、大学及原工作单位,补齐相关证明材料,因为档案未归档会影响到入*、升学等,影响自己评定职称、考研政审、劳动保险及日后的离退休手续办理,也会影响到自己出国留学。如果有考公务员的意向,档案必须保管好。 参考资料来源:百度百科——档案
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